Czy zastanawiali się Państwo kiedyś, dlaczego lektura pisma z urzędu skarbowego, gminy czy sądu wywołuje tak duże zaniepokojenie? Często nie wynika ono z samej treści decyzji, lecz ze sposobu jej sformułowania. Współczesna komunikacja publiczna wciąż boryka się z syndromem tzw. urzędasizmu, czyli hermetycznego, sztucznego i pełnego zwrotów szablonowych żargonu. W tym artykule analizujemy zjawisko, jakim jest język urzędowy biurokratyczny błędy z nim związane oraz metody ich eliminacji, aby urzędowa polszczyzna stała się w pełni zrozumiała dla każdego obywatela.

Styl urzędowy, nazywany przez językoznawców stylem kancelaryjnym, wyewoluował jako narzędzie mające zapewnić precyzję prawną, obiektywizm oraz powagę instytucji. Niestety, w praktyce bardzo często staje się on swoją własną karykaturą. Zamiast jasnego przekazu otrzymujemy barierę językową, która dystansuje urząd od obywatela i buduje niepotrzebne poczucie zagubienia.

Dlaczego urzędnicy piszą skomplikowanym językiem?

Zanim przejdziemy do konkretnych błędów, warto zrozumieć, skąd bierze się skłonność do komplikowania prostych komunikatów. Źródeł tego zjawiska jest kilka i mają one charakter zarówno historyczny, jak i psychologiczny. Przez dziesięciolecia polszczyzna urzędowa kształtowała się pod wpływem struktur zaborczych (głównie niemieckich i rosyjskich), a następnie została utrwalona w okresie PRL, kiedy to język władzy celowo miał być nieprzenikniony i dominujący.

Współcześnie autorzy pism urzędowych często stosują skomplikowane konstrukcje z obawy przed utratą powagi lub posądzeniem o brak profesjonalizmu. Istnieje błędne przekonanie, że pismo napisane prostym, ludzkim językiem traci swoją moc prawną. Dodatkowo dochodzi do tego lęk przed odpowiedzialnością – rozmycie nadawcy i odbiorcy w bezosobowych formach pozwala schować się za autorytetem instytucji.

„Wielu urzędników nieświadomie utożsamia skomplikowaną składnię i rzadkie słownictwo z wysokimi kompetencjami. To błąd poznawczy. Prawdziwym profesjonalizmem jest umiejętność przełożenia zawiłych przepisów prawnych na język zrozumiały dla przeciętnego odbiorcy, bez utraty precyzji merytorycznej.”

– prof. dr hab. Mirosław Jarosz, językoznawca i doradca ds. komunikacji publicznej

Język urzędowy biurokratyczny błędy – jak je zidentyfikować w codziennej korespondencji?

Aby skutecznie walczyć z mankamentami pism oficjalnych, musimy najpierw nauczyć się je rozpoznawać. Język urzędowy opiera się na kilku charakterystycznych schematach, które drastycznie obniżają czytelność tekstu. Do najczęstszych przejawów tego zjawiska należą:

• Rzeczownikomania (nominalizacja) – zastępowanie dynamicznych czasowników statycznymi rzeczownikami odczasownikowymi (np. zamiast „skontrolować” pisze się „przeprowadzić procedurę kontrolną”).
• Nadużywanie strony biernej i form bezosobowych – ukrywanie wykonawcy czynności (np. „ustalono, iż”, „zostało zweryfikowane”), co utrudnia zrozumienie, kto właściwie podjął decyzję i kto ma wykonać dane zadanie.
• Pustosłowie i pleonazmy – stosowanie sformułowań, które nie wnoszą do tekstu żadnej nowej treści, a jedynie zwiększają jego objętość (np. „w miesiącu lipcu”, „aktywny udział”).
• Anachronizmy i archaizmy – używanie słów, które dawno wyszły z powszechnego użycia, w celu nadania pismu sztucznej patetyczności.

Poniżej szczegółowo omawiamy pięć najbardziej rażących przykładów zwrotów, które zaśmiecają oficjalne dokumenty, i pokazujemy, jak zastąpić je prostymi, naturalnymi odpowiednikami.

W odniesieniu do powyższego, czyli klątwa pustosłowia

To jeden z najpopularniejszych zwrotów otwierających akapity w pismach urzędowych. Jest to klasyczny przykład wypełniacza przestrzeni tekstowej, który nie niesie za sobą żadnej wartości semantycznej. Jego jedynym zadaniem jest nawiązanie do wcześniejszego fragmentu tekstu, co można zrobić w znacznie prostszy i bardziej naturalny sposób.

Stosowanie formuły „w odniesieniu do powyższego” lub jej bliskiego krewniaka „w nawiązaniu do powyższego” sprawia, że zdanie staje się ciężkie i biurokratyczne. Obywatel czytający taki komunikat musi włożyć dodatkowy wysiłek w powiązanie faktów, zamiast płynnie przyswajać informacje.

Jak to naprawić?
Zamiast budować skomplikowane konstrukcje odsyłające, wystarczy użyć prostych spójników lub zaimków wskazujących:

• Zamiast: „W odniesieniu do powyższego, wzywa się stronę do uzupełnienia braków.”
• Napisz: „Dlatego prosimy o uzupełnienie braków.” lub „W związku z tym prosimy o…”

Dokonać analizy zamiast przeanalizować, czyli natrętna nominalizacja

Rzeczownikomania to prawdziwa plaga pism urzędowych. Polega na uśmiercaniu czasowników – czyli słów odpowiedzialnych za ruch, działanie i dynamikę – na rzecz ciężkich, nieruchomych rzeczowników. Urzędnicy rzadko kiedy coś „badają”, „sprawdzają” czy „decydują”. Oni wolą „dokonać analizy”, „przeprowadzić weryfikację” lub „podjąć decyzję”.

Taka konstrukcja gramatyczna sprawia, że zdania stają się nienaturalnie długie, a ich czytanie przypomina przedzieranie się przez gęste zarośla. Ludzki mózg znacznie szybciej i efektywniej przetwarza czasowniki w formie osobowej niż konstrukcje analityczne złożone z czasownika posiłkowego (np. dokonać, przeprowadzić) i rzeczownika odczasownikowego.

Jak to naprawić?
Należy bezwzględnie tropić rzeczowniki zakończone na -anie, -enie, -cie i zamieniać je na aktywne czasowniki:

1. Zamiast: „Urząd dokonał weryfikacji wniosku.” -> Napisz: „Urząd zweryfikował wniosek.”
2. Zamiast: „Prosimy o dokonanie wpłaty.” -> Napisz: „Prosimy wpłacić…” lub „Prosimy o wpłacenie…”
3. Zamiast: „Przeprowadzono analizę dokumentacji.” -> Napisz: „Przeanalizowaliśmy dokumentację.”

Na dzień dzisiejszy, czyli błąd czasowy i stylistyczny

Zwrot „na dzień dzisiejszy” to absolutny klasyk biurokratycznego żargonu, który jest nie tylko nieznośną manierą stylistyczną, ale również błędem językowym. Językoznawcy od lat walczą z tym sformułowaniem, wskazując na jego pleonastyczny charakter (dzień dzisiejszy to masło maślane – dzisiejszy z definicji odnosi się do dnia obecnego) oraz na kalkowanie przestarzałych struktur kancelaryjnych.

Używanie tego zwrotu ma na celu nadanie wypowiedzi pozorów precyzji urzędowej. W rzeczywistości jednak brzmi to pretensjonalnie i niepotrzebnie wydłuża tekst.

„Sformułowanie 'na dzień dzisiejszy’ to językowy chwast. Jest ono kalką z języka niemieckiego (auf den heutigen Tag), która nie wiedzieć czemu zakorzeniła się w polskiej biurokracji. Polszczyzna dysponuje pięknymi, krótkimi i precyzyjnymi określeniami, które powinny natychmiast zastąpić ten zwrot.”

– dr Helena Wróblewska, ekspertka ds. komunikacji administracyjnej na Uniwersytecie Jagiellońskim

Jak to naprawić?
Zastąp ten pseudofachowy zwrot jednym z prostych słów określających czas:

• Zamiast: „Na dzień dzisiejszy sprawa nie została rozstrzygnięta.”
• Napisz: „Obecnie sprawa nie jest jeszcze rozstrzygnięta.” lub po prostu: „Dzisiaj sprawa nie jest jeszcze rozstrzygnięta.”

W rzeczonej sprawie, czyli archaizmy, które odstraszają odbiorcę

Styl urzędowy uwielbia słowa, które brzmią, jakby zostały wyjęte z dziewiętnastowiecznego kodeksu prawnego. Wyrazy takie jak „rzeczony”, „przedmiotowy”, „rzeczony”, „nadmieniony” czy „niniejszy” mają rzekomo podnosić rangę dokumentu. W rzeczywistości budują one dystans i sprawiają, że pismo staje się niezrozumiałe, a nawet groteskowe dla współczesnego odbiorcy.

Obywatel, czytając o „przedmiotowym wniosku” lub „rzeczonym lokalu”, czuje się traktowany instrumentalnie. Język ten odczłowiecza relację na linii urzędnik-klient, tworząc atmosferę chłodu i biurokratycznej obojętności.

Jak to naprawić?
Wystarczy zastąpić archaiczne zaimki wskazujące ich naturalnymi, codziennymi odpowiednikami, takimi jak „ten”, „ta”, „to”:

• Zamiast: „Decyzja w przedmiotowej sprawie zostanie wydana w terminie późniejszym.”
• Napisz: „Decyzję w tej sprawie wydamy później.”
• Zamiast: „Niniejszym pismem informujemy…”
• Napisz: „Tym pismem informujemy…” lub po prostu: „Informujemy…”

Posiadać wiedzę zamiast wiedzieć, czyli czasowniki puste znaczeniowo

W języku urzędowym bardzo często dochodzi do nadużywania czasownika „posiadać” w kontekstach, które tego nie wymagają. Z punktu widzenia semantyki, „posiadać” można rzeczy materialne o dużej wartości (np. posiadać nieruchomość, posiadać akcje). Tymczasem w pismach urzędowych nagminnie czytamy o „posiadaniu wiedzy”, „posiadaniu uprawnień” czy „posiadaniu statusu strony”.

Jest to błąd leksykalny polegający na rozszerzaniu zakresu znaczeniowego słowa kosztem prostszego i bardziej adekwatnego czasownika „mieć” lub konkretnego czasownika opisującego stan.

Jak to naprawić?
W większości przypadków „posiadać” należy zastąpić słowem „mieć” lub bezpośrednim czasownikiem:

• Zamiast: „Obywatel posiada wiedzę o zachodzących zmianach.” -> Napisz: „Obywatel wie o zmianach.”
• Zamiast: „Strona posiada uprawnienia do ulgi.” -> Napisz: „Strona ma prawo do ulgi.”
• Zamiast: „Wnioskodawca posiada status bezrobotnego.” -> Napisz: „Wnioskodawca jest bezrobotny.”

Jak pisać prosto i zrozumiale? zasady prostego języka w urzędzie

Uproszczenie komunikacji urzędowej nie oznacza rezygnacji z poprawności prawnej czy merytorycznej dokładności. Chodzi o to, aby te same treści przekazać w sposób przyjazny dla ludzkiego mózgu. Standardy tzw. prostego języka (ang. Plain Language) zdobywają coraz większą popularność w polskich instytucjach publicznych. Oto podstawowe zasady, które pozwalają wyeliminować błędy biurokratyczne:

1. Stosuj krótkie zdania – zdanie nie powinno przekraczać 15-20 słów. Zbyt wiele zdań wielokrotnie złożonych sprawia, że czytelnik gubi wątek przed kropką.
2. Pisz w stronie czynnej – zamiast „ustalono, że wniosek został błędnie wypełniony przez stronę”, napisz: „ustaliliśmy, że błędnie wypełnił Pan/Pani wniosek”.
3. Zwracaj się bezpośrednio do odbiorcy – używaj form „Pan”, „Pani”, „Państwo” zamiast bezosobowych określeń typu „petent”, „strona”, „wnioskodawca”.
4. Unikaj żargonu i skrótów – jeśli musisz użyć terminu specjalistycznego, wyjaśnij go w prosty sposób przy pierwszym użyciu.
5. Zadbaj o strukturę wizualną – stosuj wypunktowania, pogrubienia oraz logiczne nagłówki. Tekst jednolity, bez akapitów, jest niezwykle trudny w odbiorze.

Korzyści z wdrożenia prostego języka w administracji publicznej

Rezygnacja z biurokratycznego żargonu to nie tylko kwestia estetyki językowej, ale przede wszystkim wymierne korzyści dla obu stron procesu komunikacji. Do najważniejszych zalet prostego języka należą:

• Oszczędność czasu i pieniędzy – jasne pismo oznacza mniej pytań, mniej telefonów do urzędu i mniej wizyt osobistych w celu „wyjaśnienia, o co chodzi w piśmie”.
• Szybsze załatwianie spraw – obywatel, który rozumie instrukcję urzędową, popełnia mniej błędów przy wypełnianiu formularzy i szybciej dostarcza wymagane dokumenty.
• Budowanie zaufania do instytucji – zrozumiała komunikacja zmniejsza dystans władza-obywatel i sprawia, że urzędy są postrzegane jako instytucje pomocne, a nie opresyjne.
• Dostępność dla każdego – prosty język przeciwdziała wykluczeniu społecznemu osób starszych, słabiej wykształconych czy obcokrajowców.

Wprowadzenie zmian w kulturze pisania wymaga czasu i determinacji. Tradycyjne nawyki językowe są mocno zakorzenione w mentalności wielu urzędników. Warto jednak podjąć ten trud, ponieważ czysty, pozbawiony ozdobników i archaizmów język to fundament nowoczesnego, sprawnego i przyjaznego państwa.