Planujesz zakończyć współpracę ze swoim pracodawcą, ale nie wiesz, jak prawidłowo przygotować wypowiedzenie, by było zgodne z przepisami i jednocześnie nie niszczyło Twojej relacji z firmą? W tym poradniku podpowiem Ci krok po kroku, jak napisać wypowiedzenie o pracę w sposób profesjonalny, uprzejmy i z szacunkiem do obu stron. Dzięki sprawdzonym wskazówkom zrobisz to bez stresu i formalnych błędów.

Jak napisać wypowiedzenie o pracę – forma i struktura dokumentu

W pierwszej kolejności musisz wiedzieć, że wypowiedzenie to dokument urzędowy, który powinien spełniać podstawowe wymagania formalne, by mógł być skutecznie przyjęty. Staranność w jego konstrukcji świadczy o Twoim profesjonalnym podejściu i szacunku wobec pracodawcy.

Oto elementy, które powinny znaleźć się w Twoim wypowiedzeniu:

• Data sporządzenia dokumentu – powinna się znaleźć w prawym górnym rogu kartki.
• Twoje dane osobowe – imię, nazwisko, adres zamieszkania.
• Dane pracodawcy – nazwa firmy, adres siedziby.
• Tytuł dokumentu – np. „Wypowiedzenie umowy o pracę”.
• Treść wypowiedzenia – jasno sformułowana informacja o chęci wypowiedzenia umowy oraz rodzaju wypowiedzenia (np. „za wypowiedzeniem” lub „za porozumieniem stron”).
• Podpis – własnoręczny, najlepiej czytelny. Jeśli składasz dokument elektronicznie, podpisz go z użyciem podpisu kwalifikowanego lub opatrz skanem podpisu odręcznego.

Przykładowy szkielet dokumentu:

Warszawa, 5 czerwca 2024 r.

Anna Nowak
ul. Kwiatowa 7
00-001 Warszawa

XYZ Sp. z o.o.
ul. Biznesowa 12
00-002 Warszawa

Wypowiedzenie umowy o pracę

Szanowni Państwo,

Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą dnia 1 stycznia 2022 r. pomiędzy mną a firmą XYZ Sp. z o.o., z zachowaniem obowiązującego okresu wypowiedzenia wynoszącego 1 miesiąc.

Z wyrazami szacunku,
Anna Nowak

Taki dokument warto złożyć w dwóch egzemplarzach – jeden dla pracodawcy, drugi dla Ciebie z potwierdzeniem przyjęcia (data i podpis osoby odbierającej). W przypadku składania drogą mailową, zawsze poproś o potwierdzenie odbioru wiadomości.

Ton i język wypowiedzenia – jak zamknąć rozdział z klasą

To, w jaki sposób sformułujesz treść wypowiedzenia, może mieć wpływ na dalsze relacje z byłym pracodawcą. Nawet jeśli powód odejścia związany jest z trudnymi doświadczeniami, warto zadbać o neutralny i profesjonalny ton pisma. Twój cel to nie tylko odejście z pracy, ale też zachowanie możliwości powrotu, referencji lub dalszej współpracy w innej formie.

Uprzejmość i szacunek – dlaczego są tak istotne?

Zawodowe życie często zatacza koło. Twój był pracodawca może być kiedyś Twoim klientem, partnerem biznesowym lub źródłem poleceń. Dlatego nawet w sytuacji, gdy jesteś sfrustrowana lub rozczarowana, warto postawić na asertywny, ale uprzejmy styl komunikacji.

Oto kilka rekomendowanych zwrotów, które możesz wykorzystać:

• „Dziękuję za możliwość zdobycia doświadczenia w trakcie zatrudnienia w Państwa firmie.”
• „Zdecydowałam się na kontynuację ścieżki zawodowej w innym kierunku, co skłoniło mnie do podjęcia decyzji o wypowiedzeniu umowy.”
• „Mam nadzieję, że pozostaniemy w dobrych relacjach zawodowych.”

Unikaj natomiast zwrotów nacechowanych emocjonalnie, takich jak:

• „Rezygnuję, ponieważ środowisko pracy było toksyczne.”
• „Nie zamierzam dłużej znosić braku profesjonalizmu.”
• „Czuję się niedoceniana i zmęczona.”

Choć Twoje odczucia mogą być jak najbardziej uzasadnione, wypowiedzenie nie jest miejscem na ich wyrażanie. Jeśli chcesz dać firmie feedback, zrób to w odrębnym dokumencie lub rozmowie, np. w czasie tzw. offboardingu.

Najczęstsze błędy do uniknięcia przy pisaniu wypowiedzenia

Mimo że wypowiedzenie wydaje się prostym dokumentem, wiele osób popełnia w nim błędy, które mogą wydłużyć albo skomplikować proces rozwiązania stosunku pracy.

Oto tabela z najczęstszymi błędami i sposobami, jak ich uniknąć:

Zwróć szczególną uwagę na to, czy dobrze znasz swój okres wypowiedzenia – jego długość zależy od rodzaju umowy i czasu zatrudnienia. W razie wątpliwości warto zajrzeć do Kodeksu pracy lub zapytać dział HR.

Wypowiedzenie a forma rozwiązania umowy – czy masz wybór?

W kontekście wypowiedzenia warto zwrócić uwagę na dwie formy rozwiązania stosunku pracy:

• Wypowiedzenie umowy przez pracownika – najczęstsza forma, w której sama rezygnuję, zachowując okres wypowiedzenia.
• Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron – opcja szybsza i obustronna, choć wymaga zgody obu stron.

Kiedy warto rozważyć porozumienie stron? Na przykład wtedy, gdy zależy Ci na szybszym zakończeniu współpracy, a pracodawca wyraża na to zgodę. Wówczas treść dokumentu musi od tego faktu jasno zależeć.

Fragment wzoru wypowiedzenia za porozumieniem stron:

Zwracam się z uprzejmą prośbą o rozwiązanie umowy o pracę zawartej dnia 1 stycznia 2022 r. za porozumieniem stron, z proponowanym terminem rozwiązania umowy w dniu 30 czerwca 2024 r.

Pamiętaj, że to tylko propozycja – druga strona ma prawo odmówić, dlatego lepiej najpierw ustalić formę rozwiązania umowy w rozmowie bezpośredniej lub mailowej.

Podsumowanie – zakończ z klasą, zacznij z energią

Odejście z pracy to ważny krok w karierze każdej z nas. Niezależnie od powodów tej decyzji warto zadbać o to, by wypowiedzenie było napisane poprawnie i z poszanowaniem dotychczasowych relacji. W artykule omówiłam, jak napisać wypowiedzenie o pracę zgodnie z obowiązującymi zasadami – od formy dokumentu, przez styl języka, po unikanie błędów.

Jeśli stoisz teraz przed koniecznością zakończenia współpracy z pracodawcą – zrób to świadomie, profesjonalnie i z dbałością o swoją reputację zawodową. Taki styl działania buduje Twój wizerunek silnej, dojrzałej i odpowiedzialnej profesjonalistki.