Jak napisać skuteczne podanie do dziekana w sprawie przedłużenia sesji, urlopu dziekańskiego czy innej istotnej sprawy? Ten poradnik krok po kroku pokaże Ci, jak przygotować prawidłowy dokument, który zwiększy Twoje szanse na pozytywne rozpatrzenie wniosku.

Dlaczego forma podania ma znaczenie i kiedy warto je napisać?

Zdarzają się w życiu sytuacje, które uniemożliwiają mi realizowanie studiów zgodnie z harmonogramem. Choroba, trudna sytuacja rodzinna, konieczność pracy czy tymczasowa rezygnacja z zajęć mogą skłonić nas do zwrócenia się o pomoc do dziekana. W takich przypadkach sporządzenie odpowiedniego podania jest nie tylko uzasadnione, ale wręcz konieczne. Na szczęście wcale nie musi być to trudne.

Podanie to oficjalny dokument kierowany do dziekana, w którym przedstawiam swoją prośbę i odpowiednio ją uzasadniam. Najczęściej składam je w sprawach takich jak:

– prośba o przedłużenie sesji egzaminacyjnej,
– wniosek o urlop dziekański (zdrowotny, rodzinny, losowy),
– chęć powrotu na studia po urlopie lub skreśleniu,
– przeniesienie na inny kierunek lub tryb studiów,
– zmiana promotora, przedmiotu, grupy zajęciowej itp.

Wiedząc, że chodzi o ważną dla mnie decyzję administracyjną, zawsze staram się, aby moje podanie było przejrzyste, logiczne i poprawnie sformułowane. Oto, jak do tego podchodzę – krok po kroku.

1. Struktura podania – co i w jakiej kolejności zawrzeć?

Podanie to formalne pismo, które musi zachować określoną strukturę. Dzięki temu jest czytelne i spełnia wymogi uczelni. Sprawdźmy, jak wygląda taka struktura:

Nagłówek i dane adresowe

Zaczynam od umieszczenia po prawej stronie danych dziekana oraz uczelni:

> Dziekan Wydziału [nazwa wydziału]
> Uniwersytet [nazwa uczelni]
> ul. [adres]
> [Kod pocztowy i miasto]

Po lewej stronie wpisuję swoje dane osobowe:

> Imię i nazwisko
> Numer albumu/studenta
> Kierunek studiów, tryb i rok
> Adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie)

Tytuł i treść wniosku

Kilkanaście linijek niżej na środku umieszczam tytuł pisma, np.:

> Podanie o przedłużenie sesji egzaminacyjnej
> lub
> Wniosek o urlop dziekański

Następnie przechodzę do sedna – piszę krótko, klarownie i na temat. Zachowuję ton uprzejmy i rzeczowy. Pamiętam, że to pismo urzędowe, więc używam pełnych form i unikam skrótów potocznych.

Przykładowa konstrukcja pierwszego akapitu wygląda tak:

> Zwracam się z uprzejmą prośbą o przedłużenie sesji egzaminacyjnej w semestrze zimowym roku akademickiego 2023/2024 do dnia 15 marca 2024 roku z powodu sytuacji losowej związanej z [tu krótko opisuję powód, np. chorobą, zdarzeniem rodzinnym].

W kolejnym akapicie mogę podać szczegóły – np. jakie egzaminy chcę zdawać po terminie, czy rozmawiałam już z wykładowcami, jaka jest moja sytuacja edukacyjna. W przypadku urlopu mogę określić, czy planuję powrót na uczelnię i kiedy.

Na koniec dodaję formułę grzecznościową, np.:

> Uprzejmie proszę o pozytywne rozpatrzenie mojej prośby.
> Z wyrazami szacunku,
> [Imię i nazwisko]

Pod wnioskiem zamieszczam datę i ręczny lub elektroniczny podpis.

2. Styl i język – co zrobić, by podanie brzmiało profesjonalnie

Pisząc podanie, pamiętam, że kieruję je do osoby pełniącej funkcję administracyjną i decyzyjną. Dlatego unikam emocjonalnych wypowiedzi czy wartościujących ocen. Zamiast pisać: „nie wyrobiłam się, bo wszystko się zawaliło”, formułuję to spokojniej: „ze względu na trudności zdrowotne nie byłam w stanie podejść do egzaminów w regulaminowym terminie”.

Kilka kluczowych zasad:

– Stosuję język neutralny, rzeczowy, uprzejmy.
– Staram się nie przedłużać – maksymalnie jedna strona A4.
– Zwracam się bezpośrednio do dziekana: „Zwracam się z prośbą…” zamiast ogólnych: „Proszę o pozytywne rozpatrzenie sprawy”.
– Unikam kolokwializmów, zbyt emocjonalnych sformułowań („niestety mój wykładowca był nieczytelny”).

Jeśli załączam dokumenty (np. zaświadczenia lekarskie, druki urlopowe, potwierdzenia), wspominam o nich w końcowej części podania:

> W załączeniu przesyłam kopię zaświadczenia lekarskiego z dnia 1 lutego 2024 r.

3. Częste błędy i jak ich uniknąć

Widziałam wiele podań, które były odrzucane z powodów, których łatwo można było uniknąć. Oto najczęstsze błędy i sposoby ich poprawienia:

Nigdy nie wysyłam podania „na sucho” – jeśli dziekanat wymaga formularza lub wzoru, upewniam się, że go dołączam lub wypełniam stosownie do potrzeb.

4. Przykład i szablon – jak napisać podanie do dziekana?

Na koniec zamieszczam krótki wzór, który może stanowić punkt wyjścia do przygotowania własnego wniosku.

Warszawa, 5 lutego 2024 r.

Imię i nazwisko: Zofia Nowak  
Numer albumu: 123456  
Kierunek: Psychologia, studia stacjonarne, III rok  

Dziekan Wydziału Psychologii  
Uniwersytet Warszawski  
ul. Stawki 5/7  
00-183 Warszawa  

Szanowny Panie Dziekanie,  

Zwracam się z uprzejmą prośbą o przedłużenie sesji egzaminacyjnej w semestrze zimowym roku akademickiego 2023/2024 do dnia 15 marca 2024 roku. Powodem są komplikacje zdrowotne potwierdzone zaświadczeniem lekarskim, które uniemożliwiły mi przystąpienie do egzaminów w wyznaczonym terminie.  

W załączeniu przekazuję kopię zaświadczenia lekarskiego.  

Z wyrazami szacunku,  
[Podpis]

To prosty, ale w pełni poprawny przykład, który można dopasować do własnej sytuacji. Jeśli sprawa jest bardziej złożona – dodaję krótkie wyjaśnienie, ale zawsze trzymam się przejrzystej formy.

Podsumowanie

Gdybym miała jednym zdaniem odpowiedzieć na pytanie, jak napisać podanie do dziekana – powiedziałabym: z szacunkiem, rzeczowo i konkretnie. Możemy nie mieć wpływu na wszystkie sytuacje życiowe, ale mamy wpływ na to, jak się komunikujemy z uczelnią. Dobre podanie to takie, które jasno przedstawia sprawę, zawiera wszystkie niezbędne elementy i brzmi profesjonalnie.

Nie warto czekać do ostatniej chwili – im szybciej złożę wniosek, tym większa szansa, że zostanie pozytywnie rozpatrzony. Jeśli masz wątpliwości – skonsultuj się z dziekanatem lub swoją opiekunką roku. Wsparcie zawsze się przydaje.